Arşiv Yönetimi ve Dijital Arşiv Sisteminin Kurulması
Giriş
Günümüz çalışma hayatının en büyük özelliği, teknolojinin tarihte hiç olmadığı kadar çalışma hayatı için etkin ve belirleyici bir rol oynamasıdır. Hemen hemen bütün işleri teknolojinin verdiği imkânlardan yararlanarak, kolayca ve hızlı bir şekilde yürütülmektedir. Gerçekleştirilen işlemler de yine teknolojinin imkânları çerçevesinde depolanmaktadır. Depolanan evrakın korunması ve saklanması ise fiziksel yöntemlerde oldukça farklılık göstermektedir. Eskiden bir savaşta ilk hedef, arşiv, nüfus, tapu daireleri iken, şimdi siber saldırıların önem kazanması bu değişimin etkilerini göstermektedir. Bulut teknolojisi gibi oldukça hızlı teknolojik çözümlerin konuşulduğu, uygulanmaya başlandığı bir ortamda fiziksel arşivde yaşanan sorunların konuşulması sanırım okuyucu tarafından garipsenebilir.
Ancak, iddiamız şudur ki; resmi yazışmanın oluşturulmasından, saklanması, imha edilmesi veya devlet arşivlerine gönderilmesi süreçleri iyi yönetilemediği durumlarda, elektronik ortamlarda depolamanın sorunları çözemeyeceğidir. Kamu idarelerinde resmi yazılar, bir yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre oluşturulmaktadır. Yönetmelik, elektronik ortamda yazışma yapılabileceğini de belirtmektedir. Diğer taraftan, resmi yazı, standart dosya planı denilen bir kodlamayla (yazının “sayı” kısmında yer alan 3 bölümden ikincisidir), arşivlenmektedir. Diğer bir ifadeyle, standart dosya plan koduna göre arşiv oluşturulmaktadır. Her kamu idaresi birim ve kurum olmak üzere iki arşiv oluşturmak, birim arşivinde ilgili mevzuatı çerçevesinde belirlenen sürelerde evrakı bekleterek, süre sonunda kurum arşivine aktarmak zorundadır. Kurum arşivinde, yine ilgili mevzuatı çerçevesinde bekletilen evrakın ya devlet arşivlerine gönderilmesi ya da imha edilmesi gerekmektedir.
Bu süreçlerde yaşanabilecek sorunlar aşağıda belirtilmiştir:
Evrak arşivlenmesi, standart dosya plan koduna göre olduğundan, kodun evrak oluşturulma aşamasında yanlış, eksik veya hatalı verilmesi sürecin sonraki aşamalarının da tamamen hatalı olması sonucunu doğuracaktır.
Resmi yazının konusu birden fazla standart dosya plan kodunun kullanılmasını gerektiriyorsa, mutlaka birden fazla resmi yazı üretilmesi gerekmektedir. Buna dikkat edilmemesi de klasör sırtlıklarında yer alan standart plan koduyla, klasör içindeki yazının konusu arasındaki bağı koparacak, saklama planın oluşmasına da engel olunacaktır.
Arşiv faaliyet raporunun, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmemesi
Her yılın Ocak ayı içerisinde yapılması zorunlu olan önceki yıla ait arşivlik malzemenin, birimlerince gözden geçirilmemesi, dolayısıyla, işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırım yapılmaması,
Sağlıklı ve titizlikle uygunluk kontrolünün yapılmaması,
İmha işleminin kurum arşivi kurulmadan yapılmaya çalışılması, imhayla ilgili yeterli bilgiye sahip personel olmaması,
Arşivle ilgili teknik personel görevlendirilmemesi, sürekli görevli personelin değiştirilmesi, atıl personel çalıştırma yeri olarak görülmesi,
Sorunlar çoğaltılabilir, ancak bu sorunlara EMEVZUAT Eğitim Danışmanlık firması olarak sunduğumuz danışmanlık hizmetimiz ile uygulamalı iş ve işlemleri yapacağız, ilgili personelin bu konuda yetişmesini sağlayacağız ve tüm sorunlara çözümler bulacağız.
Bu kapsamda sunacağımız danışmanlık hizmeti aşağıdaki yol haritası doğrultusunda olacaktır.
Danışmanlık Hizmeti Kapsamında Yapacağımız İş ve İşlemler
Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmelik kapsamında birim arşivlerinde bulunması gereken fiziksel özellikler edilerek, her müdürlükte bu yönde eksikler tespit edilecek “Birim Arşivi Fiziksel İhtiyaç Raporu”oluşturularak. Bu çalışma, anılan Yönetmelik’te yer alan kurallar incelenerek bir kontrol listesi oluşturulup kontrol listesi ile yürütülecektir. Söz konusu kontrol listesi, görevlendirilen personel için bir rehber olacaktır.
Arşiv Yönetmelik’i kapsamında her bir müdürlüğün, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne göndermesi gereken“Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” idarece belirlenen bir pilot müdürlük bazında taslak olarak hazırlanacak, örnek olması için tüm müdürlüklere dağıtılacaktır.
Birim arşivlerinde yapılması zorunlu olan arşivlik malzemenin ayrımına, hazırlanmasına ve uygunluk kontrolüne ilişkin ciddi, ayrıntılı mevzuat eğitimi ve teknik bilgi danışmanlığı sağlanacaktır.
Müdürlük arşivlerinde yer alan klasör sırtlıklarının, standart dosya planı çerçevesinde hazırlanıp hazırlanmadığı, eksikliklerin ve hataların ‘Birim Bazlı Arşiv Raporu” ile ortaya konulması sağlanacaktır. Eksikler ve hatalar giderilecektir.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce yayımlanan, saklama planlarına göre imha yapılacak belge ile kurum arşivine aktarılması gereken evrak ayrımına ilişkin yöntem geliştirilecek, pilot uygulama yapılacaktır.
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında inceleme yapılarak, resmi evrakın oluşturulması ve arşivlenmesi sürecine ilişkin “Yazışmaların Arşivlenmesine Kadar Yapılan İdari İşlem Süreçlerinin İlgili Mevzuatına Uyumun Değerlendirmesi Raporu” hazırlanacaktır.
İdarenin resmi yazışma süreçleri incelenerek, bu süreçte yaşanan sorunlar, tıkanıklar ve eksiklikler tespit edilerek bu sorunları gidermeye dönük eylem planı hazırlanacaktır. İç kontrol eylem planında da bu eylem gerçekleştirilecek eylemler bölümünde yer almalıdır.
Yazışma ister elektronik ortamda isterse fiziksel ortamda olsun, evrakın oluşturulma süreci eksik, hatalı başlamış ve bu süreçte hatalar yapılmaya devam ediliyorsa, arşivlenmesinde de ciddi problemlerin ortaya çıkması kaçınılmazdır. Bu nedenle, idari bütünlük çerçevesinde ciddi bir dönüşüm yapma kararlılığıyla, bu sorunların üzerine gidilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde, hatalı tasniflenen evrakın, elektronik ortamda da hatalı depolanması sonucunu doğuracaktır. Bu verilerin, hatalı tasnifi ise indeksleme ve tarama açısından da ciddi sorunlara neden olacaktır. Oldukça yüksek tutarlı yapılan dijital arşiv ihaleleri ile sorunların çözülmesinin mümkün olmadığını düşünmekteyiz. Öncelikle yapılması gereken, yukarıda da belirttiğimiz üzere bu konuyla ilgili kapsamlı bir eylem planı oluşturmak ve uygulamaktır. Yukarda bahsetmiş olduğumuz çalışmalar tamamlandıktan sonra geçilecek Dijital Arşiv Sistemi sağlıklı bir yapının üzerine oturtulmuş olacaktır.
Bu çerçevede; Arşiv sisteminin kurulması ve dijital arşiv sistemine geçişin sağlanması hususunda profesyonel ekibimiz ve uzman kadromuz ile kamu kurumlarımıza hem danışmanlık hem de uygulamalı eğitim hizmeti sunmaktayız.
Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçiniz.
