Faaliyet Raporunun Hazırlanması

Faaliyet Raporunun Hazırlanması

Bilindiği üzere, faaliyet raporları, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 56.maddesi gereği, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen biçimde; stratejik plân ve performans programına göre yürütülen faaliyetler ve belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini ve belediye borçlarının durumunu açıklayacak şekilde hazırlanması gerekmektedir.

5018 sayılı Kanun’un 41.maddesine dayanılarak çıkarılan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik ile de söz konusu faaliyet raporlarının şekil ve içeriğine ilişkin standartlar belirlenmiştir.

Başarılı bir faaliyet raporu için Sayıştay tarafından yayınlanan “Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberinin” de göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Yukarıdaki mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanacak olan faaliyet raporunun, nisan ayı toplantısında başkanlık makamı tarafından meclise sunulacağından, harcama birimlerine ilişkin ait birim faaliyet raporlarının mevzuata uygun ve belirli standartlarla mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmektedir. 

İdare Faaliyet Raporu;

Üst yönetici adına, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren idare faaliyet raporu, 

• İlgili idare hakkındaki genel bilgileri, 
• Kullanılan kaynakları, 
• Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini, 
• Varlık ve yükümlülükleri ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan malî bilgileri;
• Stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ve performans bilgilerini içerecek şekilde;

        A- Başkan Sunuşu

        B- Vatandaşa Beyan

        C- Misyon & Vizyon

        D- Görev, Yetki ve Sorumluluklar

• Örgüt Yapısı ve Organizasyon
• Sunulan Hizmetler
• Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
• İdarenin Amaç, Hedef, Öncelik, Proje ve Faaliyetlerinin Dağılımı
• Mali Bilgiler
• Performans Bilgileri
• Üstünlükler & Zayıflıklar
• Ekler
• Notlar

başlıklarındaki bilgileri içerecek şekilde, Üst yönetici ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren idare faaliyet raporunu düzenleyerek kamuoyuna açıklayacaktır.

Faaliyet Raporu Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

• Harcama birimlerine gönderecekleri birim faaliyet raporlarının bölüm ve alt başlıkları, Yönetmeliğin 19.maddesine uygun bir şekilde düzenlenmiş olması gerektiğinden, “Birim Faaliyet Raporunun” bu içerikte hazırlanması, ayrı başlık ve bölümlendirme yapılmaması gerekmektedir.
• Birim faaliyet raporlarında, metin içeriklerinde ifade bütünlüğünün sağlanması ve idare faaliyet raporu oluşturabilmesi için yapılacak birleştirme zorlaştırmayacak uygun bir standartta olması gerekmektedir.
• Verilen bilgilerin doğru ve ölçülebilen verilere dayanmasına özen gösterilmeli, mevzuata ilişkin atıfların güncel olması da kontrol edilmelidir.
• Fiziki bilgiler, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34.maddesi gereği hazırlanan, Harcama Birimleri Taşınır Mal Yönetim Dönemi Hesabıyla uyumlu bir şekilde doldurulmalıdır.
• Mali bilgiler kısmına ilişkin yer verilen bilgiler için, bütçe tahminleri, gerçekleşmeleri incelenmeli bu yönde sağlıklı ve tam bilgi vermelidir. Mali denetim sonuçlarına ise cari yılda gerçekleştirilen denetimlerden harcama birimini ilgilendiren kısımlarla ilgili bilgi verilmelidir.
• Performans Bilgileri bölümü için Performans Programında yer alan bilgilerle uyumlu olmasına özen gösterilmelidir.
• Söz konusu tablo ve bilgilere “İç Kontrol Güvence Beyanı” güvence beyanı da eklenmesi ve bu belge imzalanırken gerçeği yansıtacak bilgilere yer verilmesi gerekmektedir.     
• Faaliyet raporları hesap verme sorumluluğunu yerine getirmeye yönelik bir çalışmadır. Eksik, hatalı veya bir fotoğraf albümünden öteye gitmeyen faaliyet raporu bu amacı yerine getiremeyecektir.

Tüm bu hususlar göz önüne alındığında başarılı ve mevzuata uygun bir faaliyet raporu oluşturulması için, EMEVZUAT Eğitim Danışmanlık firması olarak kamu kurumlarımıza yönelik eğitim ve danışmanlık hizmetlerimizi sürdürmekteyiz. Soru ve detaylı bilgi için bizimle iletişime geçiniz.