Süreç Yönetimi
Süreç Nedir?
Süreç, bir dizi girdiyi, hizmet verdiği hedef kitle için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren, tanımlanabilen, sınırları konulabilen, ölçülebilen, tekrarlanabilen, mutlaka bir sorumlusu olan ve birbirlerine bağlı değer yaratan faaliyetler zinciridir. Süreç Yönetimi ise, idarece varılmak istenen noktaya ulaşılması için gerçekleştirilmekte olan süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır.
Kamuda Süreç Yönetimi Nedir?
Kamuda süreç, idarelerin faaliyetlerini yürütürken uymak zorunda oldukları mevzuat ve buna aykırı olmamak şartıyla idarelerin ortaya koydukları her türlü düzenleme doğrultusunda, tüm istihdam şekilleriyle ve kamu kaynağı kullanarak yürüttüğü, stratejik planında hedeflenen yere varmaya yarayan işlemler zinciridir. Süreç yönetimi ise stratejik planı başta olmak üzere idarece varılmak istenen noktaya ulaşılması için süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır.
Süreç yönetim sistemine geçiş kamuda yasal bir zorunluluktur;
Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nce “Üst Yöneticiler İçin İç Kontrol ve İç Denetim Rehberi” yayımlanmıştır. Bu rehberde Merkezi Uyumlaştırma Birimi tarafından yapılan düzenlemeler dışında idarelerce;
- İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlanması,
- Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenmesi,
- Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmesi,
- Kontrol prosedürleri belirlenmesi,
- Uygun bir iletişim ağı oluşturulması,
- Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılması,
- Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulması,
gerektiği ifade edilmiştir.
“e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı” ve “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi” merkezi ve yerel kamu idarelerinde süreç yönetimine geçilmesini zorunlu kılmaktadır. Özellikle 04/08/2005 tarih ve 2005/20 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile 29/02/2009 tarih ve 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi ayrıntılı bir şekilde süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması, modellenmesi ve bu çalışmalarda kullanılacak standartlar konularına yer vermektedir. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar – Madde 12
“Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur.” 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu – Madde 55
“İç Kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak;
- Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,
- Varlık ve kaynakların korunmasını,
- Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,
- Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini,
- Sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. “
Mevzuat, kamu idarelerinin amacını (hak ve sorumluluklarını) tamamen, bu amacı yerine getirmek için uygulayacakları yöntemleri de kısmen belirlemiştir. Kamu idarelerinin bu amacı nasıl bir süreç (süreç, iş yapış şekli) yapısıyla gerçekleştirebilecekleri ise bir yönetim anlayışının/yaklaşımının konusudur.
Süreç Yönetim Sistemi olmayan kurumlarda, süreçlerle alakalı aşağıdaki problemler ile karşı karşıya kalınır.
- Yapılan iş ve işlemler standart değildir, uygulayan kişiye veya uygulanan mükellefe göre çözümler farklılıklar gösterebilir.
- Yapılan iş ve işlemler denetlenemez ve izlenemez
- Hesap verebilirlikten bahsedilemez
- Performans ölçülemez
- Eğitim materyalleri yoktur
- Koordinasyon eksiklikleri sıklıkla yaşanır
- Önleyici ve düzenleyici çalışmalar yapılamaz
- Değişime ayak uydurulamaz ve iyileştirmeler yapılamaz
- Etkin ve verimli çalışma mümkün olmaz
- Mevzuat hataları yapılır gerekli mevzuata ulaşılamaz
- Kurumsal prosedürler oluşturulamaz
- Kişiye bağlı sistemler kurulur
- Sıklıkla hatalar yapılır
- Atalet ve hantallık baş gösterir
Böylece hem süreçlerde hem de bu süreçlerin işlemesi sırasında yoğun olarak kullanılan dokümanlardan dolayı çalışma ortamları etkinlikten uzak ve verimsiz olur. Bu durum vatandaş/mükellef memnuniyetinin önündeki en büyük engeldir. Yukarıda bahsedilen problemler sadece ülkemizde değil bütün dünyadaki organizasyonların problemleridir. Bir süreç temel olarak yerine getirilmesi gereken pek çok iş ile o işlerin ele alınma sırasını belirleyen kurallardan oluşur. Kurumların iş yapış şekillerinin, burada tarif edilen “iş süreci” yapısına tam olarak uyduğu bilinmektedir. Modern kamu yönetimine yönelik mevzuatta yapılan değişikliklerin yerine getirilebilmesi için kurumların “süreç tabanlı” bir çalışma yöntemi benimsemiş olmaları gerekmektedir. Süreç Yönetim Sistemi, süreçlerde yer alan çalışanları, çalışanların yaptığı işleri, çalışanın işini bitirdikten sonra sürecin akışının kiminle devam edeceğini, bu akış sırasında uygulanması gereken kuralları, her türlü uyarı mekanizmalarını bilir ve uygular ve bu şekilde süreçlerin işlemesini sağlar.
Kamuda Süreç Yönetimi Nasıl Yürütülmelidir?
Süreç yönetimi, tüm kademe çalışanlarını kapsayan oldukça geniş çaplı bir çalışmadır. Bu nedenle çalışmanın dağılmadan, doğru bir şekilde yürütülmesi ve çalışma sonucunda alınabilecek maksimum verimin sağlanması için başlangıç olarak rol ve sorumluluklar belirlenmelidir. Bu rol ve sorumluluklar sırasıyla şu şekilde olacaktır;
Üst Yönetim; süreç sahiplerini ve kalıcı süreç ekibini belirler, gerçekleştirilen çalışmaların sonucunda elde edilen ölçümleri izler, ekibi yönlendirir, süreç sahiplerinden gelen sorunları çözüme kavuşturur, birimler arası kopuklukları giderir ve gerekli iyileştirme çalışmaları, stratejik değişiklikler için süreç akış diyagramlarını kullanır.
Süreç Sahibi; sürecin üst düzey lideri olarak, sürecin uygun kaynaklara sahip olmasını sağlar, performansını ölçer, iyileştirme çalışmalarını değerlendirir ve üst yönetime raporlaması yapar.
Süreç Ekibi; süreç analizlerini yapar ve iyileştirmeleri tespit ederek gerekli değişiklikleri önerir ve uygulanmasında izleme ve öneri geliştirme/raporlama işlemlerini gerçekleştirir.
Süreç Lideri; süreç sahipleri ve süreç ekibi ile sürekli iletişim halinde olur ve toplantıları yönetir.
Kurumlarda rol ve sorumluluklar belirlendikten sonra süreç yönetim çalışmaları sırasıyla aşağıdaki aşamaları izleyerek yürütülebilir;
Eğitim; Tüm kurum personeline farkındalık oluşturmak için ayrıntılı olarak, çalışmanın amacı, mevzuat açısından gerekliliği, sağlayacağı kolaylık ve faydalar, yazılım ortamı ve kullanılacak sembol eğitimleri verilmelidir.
Süreçlerin Tanımlanması; Birimlerin çalışma yönetmeliği/yönergesi gibi çalışmalar incelenerek faaliyetleri, süreçleri, alt süreçleri çıkarılmalıdır.
Süreç Sahiplerinin Belirlenmesi; Süreç haritalarının çıkarılması için sürecin gerçekleştirildiği birimin şeflik unsurunu tespit eder.
Süreçlerin Haritalandırılması; Belirlenen süreç dizinleri ve süreç sahipleri doğrultusunda süreç akış diyagramları oluşturulur. Bu diyagramlarda hangi işlerin, ne zaman, kim tarafından, nasıl, nerede ve ne amaçla yapıldığı sorunlarına yanıt verilmiş olur. Süreç akış şemalarının otomasyon sistemine aktarımı sağlanır.
Süreç Analizlerinin Yapılması; Oluşturulan süreç akış diyagramları üzerinden sürecin değerlendirilmesini sağlayacak ölçütler belirlenir, veriler toplanır ve süreçte eksik ve yetersiz kalan süreç adımları belirlenir, aksaklık ve kopuklukların listesi çıkarılır.
Süreç İyileştirme Çalışmalarının Yapılması; süreç yönetiminin amacı ve en önemli parçasıdır; yeniden yapılandırma(stratejik plana dayalı gereksiz işlerin ortadan kaldırılması ve gerekli kültürel alt yapının oluşturulması), sadeleştirme(en az maliyetle, en kısa zamanda sonuçlanmasına engel olabilecek uygulamaların ortadan kaldırılması), katma değer analizi(faaliyetlerin ortaya çıkardığı değeri ve artırılması çalışmaları) ve boşlukları/kopuklukları giderme(birimler arasında bağlantılarının kurulması, bittiği düşünülen bir işlemin gerçekten bitip bitmediğinin test edilmesi) yöntemleri kullanılarak gerçekleştirilir.
Değerlendirmelerin Yapılması; Süreç yönetim sistemi süreklilik gösteren bir çalışmadır ve bu nedenle süreçlerin analizi, iyileştirilme uygulamalarının gerçekleştirilmesi, sonuçların izlenmesi ve değerlendirilmesinin yapılarak raporlanması bir sonraki işlemin ise buna bağlı olarak devam etmesi sağlanmalıdır.
Süreç Yönetim Sisteminin Kamu İdarelerine Faydaları
Kamu kurumları için süreç yönetimine geçiş her ne kadar yasal bir zorunluluk olsa da asıl odaklanılması gereken temelleri sağlam bir şekilde atıldığında ve devamlılığı sağlandığında idareye kazandıracağı değerler olmalıdır. Çünkü süreç yönetimi kurum olarak varılmak istenilen stratejik amaçlara, sahip olduğu kamu kaynaklarını en verimli şekilde kullanılması (katma değersiz faaliyetler ortadan kaldırılması, sorunlu alanların iyileştirilmesi) ve gerçekleştirilen faaliyetlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesini (süreçlerin mevzuat açısından değerlendirilmesi, hatalı alanların tespiti ve gereklerinin yerine getirilmesi) sağlayarak ulaştıran bir yöntemdir.
Kurumda yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak süreç bazlı bir kontrol sağlar, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir.
Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlenerek hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur ve belirsizlikler giderilmiş olur, herhangi bir sorun ile karşılaşıldığında sorunun sorumlusu ile en kısa zamanda çözüme kavuşturulması sağlanır.
Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.
Özetlemek gerekirse süreç yönetim sistemi; idarelerin yönetim kalitesini geliştirir. İyi yönetişim açısından bakıldığında süreç yönetimi, performans ölçümünden, işbirliği ve işbölümü alanlarının tespitine, rol ve süreç sahiplerinin belirlenmesinden tekrarlanan süreçlerin tespiti ve süreç iyileştirme çalışmalarına kadar birçok konuda idareye veya üst yönetime yardımcı olmaktadır ve bu nedenle süreç yönetimi tüm kamu idarelerinde uygulanmalıdır.
- Süreç Yönetim Sistemi ile süreçler standartlaşır ve kullanıcı hataları azalır, müşteri için tutarlı bir hizmet anlayışı ortaya çıkar.
- Süreçlerin kontrol edilebilirliği artar. Dolayısıyla açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlar.
- Süreçlerin kalitesi artar; işin doğru kişi ya da kişilere, doğru zamanda verilmesi sağlanır.
- İş süreçleri hızlanır, işlerin sürüncemede kalmasını engellenir ve verimliliği artar
- E-Posta ve SMS gibi mesajlaşma mekanizmaları ile uyarı gönderilebilir.
- Önceden zamanlanmış periyodik olan/olmayan işler oluşturulabilir.
- İşler kişilere atanabileceği gibi havuzlara da atanabilir, işi biten havuzdan yeni işi alır.
- İşgücü ihtiyacı azalır, çalışanlar, kırtasiye, koordinasyon vs. yerine işe ve hizmete odaklanır.
- Karar verme mekanizmaları desteklenir, karar verme süreçleri hızlanır.
- Kurumun süreçlerini değiştirmesini kolaylaştırır.
- Süreçlerin performansları ölçülebilir ve hızlandırılabilir.
- Her bir süreç, süreçlerdeki aktiviteler ve bunları gerçekleştiren aktörler için performans kriterleri belirlenir.
- Süreçler işledikçe sistem bu kriterlere göre bilgiler toplar. Bu bilgiler gerçek zamanlı ya da geriye dönük olarak ilgili kişilere raporlanır.
- Elde edilen bilgilere göre süreçler veya aktiviteler iyileştirilebilir ya da aktörler eğitilip ve yönlendirilebilir.
- Süreçlerin performans verileri gerçek zamanlı olarak üst yönetim tarafından izlenebilecektir.
- Sürecin her bir adımında kimin ne yaptığı, hangi adımda ne kadar süre geçtiği, örneğin imzalarda ne kadar beklediği ayrıntılı olarak izlenebilecektir.
- Çalışanların performansları izlenebilecektir.
- Etkin olmayan insan kaynağının daha verimli ve etkin işlerde çalışması kararları alınabilecektir.
- Ayrıca süreç yönetim sistemi ile;
- İş tanımlarının bütünleştirilmesi;
- İmza yetkilileri ile bütünleştirilmesi;
- Görev tanımları ile bütünleştirilmesi
- Hizmet envanteri ile bütünleştirilmesi
- Performans Programı ile bütünleştirilmesi
- Prosedür yönetimi ile bütünleştirilmesi gerekmektedir.
Detaylı bilgi, örnek çalışmalar, danışmanlık ve eğitim hizmetlerimiz için bizimle iletişime geçiniz.
